Darf das in ChatGPT? Die Datenampel gibt in zehn Sekunden Antwort

Sie haben einen Text vor sich, die KI könnte Ihnen damit eine halbe Stunde Arbeit sparen. Und dann zögern Sie: Darf ich das hier überhaupt hineinkopieren? Die Datenampel beantwortet diese Frage in zehn Sekunden. Grün darf überall hinein. Gelb nur in Programme, die Ihr Haus erlaubt hat. Rot nie in ein Gratis-Programm, und in andere nur, wenn Ihr Haus genau das ausdrücklich geregelt hat.

Das ungute Gefühl ist berechtigt

Wenn ich in Teams frage, wer KI schon nutzt, gehen fast alle Hände hoch. Wenn ich frage, wer sich dabei immer sicher fühlt, bleiben die meisten unten. Viele haben Angst, etwas falsch zu machen. Andere lassen es deshalb ganz bleiben und ärgern sich, weil die Kollegin nebenan schneller fertig ist.

Beides ist verständlich. Die Unsicherheit hat einen guten Grund: In der Erwachsenenbildung haben wir ständig mit Menschen zu tun. Teilnehmendenlisten, Anwesenheiten, Rückmeldungen, Beratungsgespräche. Das sind Daten über Menschen, die uns vertrauen. Mit denen geht man sorgsam um, auch ohne KI.

Ein dickes Regelwerk hilft im Alltag aber kaum. Niemand schlägt nach, bevor er auf „Einfügen“ drückt. Es braucht etwas, das man im Kopf hat.

Drei Farben

Grün ist, was ohnehin jeder lesen darf. Die Kursausschreibung auf Ihrer Website, das Programmheft, Ihr Leitbild, ein eigener Text ohne Namen. Das darf in jedes KI-Programm, auch in die Gratis-Version.

Gelb ist Internes, das keinen Menschen betrifft. Ein Konzept, das Qualitätshandbuch, eine Kalkulation, der Entwurf eines Förderantrags. Nicht geheim, aber auch nichts für die Zeitung. Das gehört nur in ein Programm, das Ihr Haus offiziell erlaubt hat. Offiziell erlaubt heißt: Ihre Organisation hat mit dem Anbieter einen Vertrag, und Ihre Eingaben werden nicht zum Trainieren der KI verwendet.

Rot ist alles, woran man einen Menschen erkennt. Namen, Listen, Noten, Gesundheitsangaben, Bewerbungen, Fotos, Mails mit Namen drin. Rot kommt nie in ein frei zugängliches Programm. Mit einem guten Programm samt Vertrag kann auch Rotes in Ordnung sein, etwa wenn Microsoft 365 Copilot (mit Lizenz) Ihre Mails zusammenfasst. Das entscheidet aber Ihr Haus, Aufgabe für Aufgabe, nicht der Einzelne im Moment.

Es kommt auf das Programm an

Dieselbe KI kann im einen Fall erlaubt sein und im anderen nicht. Entscheidend ist nicht der Name, sondern der Zugang. Wer sich privat und gratis bei einem Chatbot anmeldet, hat keinen Vertrag, und die Eingaben dürfen je nach Anbieter zum Trainieren verwendet werden. Wer dasselbe über das Konto der Organisation nutzt, hat einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Daten werden nicht zum Trainieren verwendet.

Viele Häuser haben so ein Programm schon, ohne es zu wissen. Wer Microsoft 365 nutzt, bekommt Copilot Chat mit dem Dienstkonto meist ohne Aufpreis dazu, mit Vertrag und ohne Training auf den eigenen Daten. ChatGPT, Claude und Gemini gibt es ebenfalls als Business-Varianten mit Vertrag, dazu europäische Plattformen mit Servern in der EU. Unterschiede gibt es im Detail, zum Beispiel beim Speicherort. Für Ihr Haus heißt das: Erst klären, welche Programme mit Vertrag Sie haben. Das sind Ihre „freigegebenen“ Programme.

Drei Fragen, wenn Sie unsicher sind

Stellen Sie sich diese Fragen der Reihe nach. Bei der ersten, auf die Sie „ja“ sagen, haben Sie Ihre Farbe.

1. Könnte jemand, der uns kennt, daraus eine Person erkennen? Dann ist es rot.
2. Wäre es mir unangenehm, wenn das morgen in der Zeitung stünde? Dann ist es gelb.
3. Steht es so oder so ähnlich auf unserer Website? Dann ist es grün.

Und wenn Sie dann noch zweifeln, nehmen Sie die strengere Farbe.

Wo auch Vorsichtige danebengreifen

Namen weglassen reicht oft nicht. „Rückmeldungen aus dem Mittwochskurs, acht Personen“: In so einer kleinen Gruppe weiß jeder, wer was gesagt hat. Auch Kürzel statt Namen ändern daran nichts, solange jemand weiß, wer hinter dem Kürzel steckt.

Geschichten verraten Menschen. „Die Teilnehmerin mit den drei Kindern aus dem Abendkurs“ kommt ohne Namen aus und ist trotzdem eindeutig.

Im Hintergrund steht mehr, als man denkt. Auf einem Bildschirmfoto sieht man Namen in der Seitenleiste. In einem weitergeleiteten Mailverlauf stecken Signaturen und frühere Nachrichten. Vorher zuschneiden oder kürzen.

Gesprächsaufnahmen sind heikel. Eine Besprechung aufnehmen und von der KI zusammenfassen lassen geht nur, wenn alle zugestimmt haben. Beratungsgespräche sind immer rot.

Rot heißt nicht: ohne KI

Auch bei roten Daten kann die KI oft helfen, nur anders. Sie baut Ihnen die Vorlage oder Tabelle, die echten Namen tragen Sie selbst ein. Statt der Rückmeldungen im Wortlaut geben Sie eine Zahl weiter: „9 von 12 würden den Kurs weiterempfehlen.“ Oder Sie lassen die KI an einem erfundenen Fall üben und übertragen das Ergebnis.

(Beispiel erfunden) Eine Kursleiterin soll einen kurzen Bericht über ihren Deutschkurs schreiben. Die Anwesenheitsliste bleibt draußen, sie ist rot. Die Rückmeldebögen auch, die Gruppe ist zu klein. Daraus macht sie zwei Zahlen und drei Aussagen, die niemanden verraten. Ihre Stichworte zum Kursverlauf gibt sie in das Programm, das ihr Haus erlaubt hat. Der Bericht ist in zwanzig Minuten fertig, und sie hat dabei ein gutes Gewissen.

Was Sie heute tun können

1. Fragen Sie nach, welche Programme in Ihrem Haus erlaubt sind. Gibt es noch keine Liste, ist das der wichtigste erste Schritt. Ohne sie weiß niemand, wohin Gelb darf.
2. Drucken Sie die Karte. Die Datenampel im Kärtchenformat passt neben jeden Bildschirm und darf frei verwendet werden.
3. Üben Sie einmal im Team. Zehn Beispiele aus Ihrem Alltag, jede Person ordnet eine Farbe zu, dann wird verglichen. Über die Grenzfälle zu reden bringt mehr als jede Schulungsfolie.

Häufige Fragen

Ersetzt die Ampel den Datenschutz? Nein. Sie hilft, im Alltag die richtigen Fragen zu stellen. Bei neuen Programmen und bei allem Roten bleibt Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter die richtige Ansprechperson.

Wir haben Copilot (oder ChatGPT Business). Ist damit alles erlaubt? Gelbes ja, das ist genau dafür da. Für Rotes ist ein Programm mit Vertrag die Voraussetzung, aber noch keine Erlaubnis. Ihr Haus legt fest, wofür es verwendet werden darf, informiert die Betroffenen und prüft bei heiklen Daten wie Gesundheitsangaben die Risiken vorher (Datenschutz-Folgenabschätzung). Kleiner Haken: Wenn Copilot im Internet sucht, gilt für die Suchanfrage nicht derselbe Schutz wie für Ihre Daten. Suchanfragen also ohne Namen formulieren.

Gibt es „DSGVO-konforme KI“? Es gibt Programme, mit denen man datenschutzkonform arbeiten kann. Ob es tatsächlich konform ist, hängt davon ab, was Sie damit tun. Die österreichische Datenschutzbehörde empfiehlt genau das, was die Ampel macht: intern festlegen, welche Daten in welches System dürfen.

Ich zahle privat für ChatGPT. Darf dann Gelbes hinein? Nein. Erlaubt ist ein Programm erst, wenn Ihr Haus es als Organisation abgeschlossen hat, mit Vertrag. Ein privates Konto zählt nicht, auch wenn es etwas kostet.

Was ist mit Bewerbungen? Rot. Für KI, die bei der Auswahl von Personal mitentscheidet, gelten nach dem europäischen KI-Gesetz (AI Act) zusätzlich besonders strenge Regeln.

Und wenn die KI selbst auf mein Postfach zugreifen kann? Dann entscheiden nicht mehr Sie beim Einfügen, sondern die Zugriffsrechte. Die KI findet alles, was Sie sehen dürfen. Klären Sie das mit Ihrer IT, bevor Sie solche Funktionen einschalten.